Rechnung schreiben im Handwerk: Diese Pflichtangaben müssen drauf
Das nimmst du mit
- ✓Die Pflichtangaben nach § 14 UStG auf einen Blick
- ✓Wann die einfachere Kleinbetragsrechnung reicht
- ✓Was Kleinunternehmer beachten müssen
- ✓Die 2-Jahres-Aufbewahrung, auf die du Privatkunden hinweisen musst
Eine Rechnung ist anders als ein Angebot: Hier schreibt der Gesetzgeber genau vor, was draufstehen muss. Fehlt eine Pflichtangabe, kann im schlimmsten Fall der Vorsteuerabzug deines Kunden kippen – und du bekommst die Rechnung um die Ohren gehauen. Gehen wir die Liste durch, damit deine Rechnungen sauber sind.
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG
Für eine vollständige Rechnung verlangt das Umsatzsteuergesetz diese Angaben:
Pflichtangaben auf der Rechnung
- ✓Name und Anschrift – vollständig, von dir und deinem Kunden
- ✓Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- ✓Ausstellungsdatum
- ✓Fortlaufende Rechnungsnummer – einmalig, lückenlos
- ✓Menge und Art der gelieferten Leistung
- ✓Leistungszeitpunkt – Liefer- oder Leistungsdatum
- ✓Entgelt (netto) – aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- ✓Steuersatz und Steuerbetrag – oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Klingt nach viel, ist aber Routine, wenn die Vorlage einmal sauber steht. Die häufigsten Fehler in der Praxis: fehlendes Leistungsdatum und nicht fortlaufende Rechnungsnummern.
Wann es einfacher geht: Kleinbetragsrechnung
Für Rechnungen bis 250 € (inklusive Umsatzsteuer) gelten erleichterte Anforderungen. Hier reichen weniger Angaben – unter anderem brauchst du die vollständigen Empfängerdaten und die getrennte Steueraufschlüsselung nicht in gleicher Tiefe. Für die schnelle Kleinleistung ist das eine echte Erleichterung.
Kleinunternehmer: ohne Umsatzsteuer, aber mit Hinweis
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist du keine Umsatzsteuer aus. Wichtig ist dann ein klarer Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung – sonst wirkt es, als hättest du die Steuer schlicht vergessen. Ein knapper Satz genügt, dass nach der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Der Punkt, den viele übersehen: 2-Jahres-Hinweis bei Privatkunden
Hier eine Besonderheit, die im Handwerk oft untergeht: Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück – also typischen Bau- und Installationsarbeiten – an Privatkunden musst du die Rechnung zeitnah stellen und den Kunden darauf hinweisen, dass er die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss. Dieser kurze Hinweissatz gehört bei solchen Aufträgen mit auf die Rechnung.
Wie Leyto Pflichtangaben und Format zusammenbringt
Pflichtangaben sind das eine, das richtige Format das andere – Stichwort E-Rechnung und GoBD (dazu gibt es einen eigenen Beitrag). Leyto nimmt dir beides ab: Rechnung & Nachfassen macht aus dem Angebot auf Knopfdruck die Rechnung – fortlaufende Nummer, Leistungsdatum, Steueraufschlüsselung inklusive, GoBD- und ZUGFeRD-konform. Versand, Erinnerung, „bezahlt" laufen im selben Ablauf. So fehlt keine Pflichtangabe, weil sie gar nicht erst von Hand getippt wird.
Fazit
Eine Handwerksrechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 UStG tragen – Name, Steuernummer, fortlaufende Nummer, Leistungsdatum, Steueraufschlüsselung. Unter 250 € geht es einfacher, als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer (aber mit Hinweis), und bei Arbeiten an Privatgrundstücken kommt der 2-Jahres-Hinweis dazu. Steht die Vorlage sauber, ist der Rest Fließband.
Rechtsstand: Juni 2026. Grundlagen u. a. § 14 und § 14b UStG sowie § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung) und § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung). Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall sprich mit deinem Steuerberater.