Rechnung nach GoBD und E-Rechnungspflicht

Rechnungen schreiben kann jeder – dachte man. Seit Anfang 2025 hat sich beim Thema E-Rechnung einiges getan, und gleichzeitig kursieren viele halbe Wahrheiten. „Eine PDF ist doch eine E-Rechnung." „Aufbewahren muss ich zehn Jahre." Beides stimmt so nicht mehr. Wir sortieren das – ohne Behördendeutsch, aber mit den richtigen Zahlen.

E-Rechnung: empfangen ist längst Pflicht

Der erste wichtige Punkt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Betrieb im B2B-Geschäft strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Das gilt schon heute, ohne Übergangsfrist. Wenn dir ein Geschäftskunde eine E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen und verarbeiten können.

Eine E-Rechnung ist dabei ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – nicht einfach ein hübsches PDF. Zwei Formate sind verbreitet:

• XRechnung – ein reines XML-Format.
• ZUGFeRD – ein Hybrid: eine PDF/A-3, in der die strukturierten Daten eingebettet sind. Sieht für dich aus wie eine PDF, trägt die Maschinendaten aber mit.

Ganz wichtig zum Mitnehmen: Eine normale PDF ist keine E-Rechnung. Sie ist ein Bild einer Rechnung, kein strukturierter Datensatz.

Beim Versand gelten Übergangsfristen

Empfangen ist Pflicht – beim Versenden gibt es dagegen eine gestaffelte Übergangszeit. Hier liegt die häufigste Verwechslung, deshalb in Ruhe:

Eine Erleichterung bleibt: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (inkl. Umsatzsteuer) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Aufbewahren: 8, 10 oder 6 Jahre

Jetzt zum zweiten Irrtum. Viele sagen reflexartig „zehn Jahre". Das stimmt seit 2025 nicht mehr pauschal. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, Rechnungen und Quittungen von 10 auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG). Aber nicht alles ist gleich:

GoBD: digital heißt auch digital aufbewahren

Damit zum Thema, das am häufigsten unterschätzt wird: die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form). Die Kernregel ist einfach – und wird trotzdem oft verletzt: Was digital reinkommt, muss auch digital aufbewahrt werden – und zwar revisionssicher. Das heißt:

• unveränderbar – nichts lässt sich nachträglich spurlos ändern
• nachvollziehbar – Änderungen sind protokolliert
• jederzeit zugänglich und lesbar

Daraus folgt zweierlei, was viele falsch machen: Eine E-Rechnung ausdrucken und das Original löschen ist nicht GoBD-konform. Und eine E-Rechnung, die einfach in einem Ordner auf dem Desktop liegt, erfüllt die Anforderungen ebenfalls nicht. Es braucht eine ordentliche, revisionssichere Ablage.

Wie Leyto das abdeckt

Genau hier nimmt dir Leyto die Stolperfallen ab. Rechnung & Nachfassen ist GoBD- und ZUGFeRD-konform: Aus dem Angebot wird auf Knopfdruck die Rechnung im richtigen Format. Versand, Erinnerung, „bezahlt" – alles in einem Ablauf, und die Belege liegen revisionssicher abgelegt statt in einem Desktop-Ordner. So musst du dich um Formate und Fristen nicht selbst kümmern.

Fazit

Drei Dinge solltest du mitnehmen: Empfangen von E-Rechnungen ist seit 2025 Pflicht; beim Versand hast du als kleiner Betrieb je nach Umsatz bis 2027 Zeit, ab 2028 gilt sie für alle; und digital Empfangenes muss revisionssicher digital aufbewahrt werden – nicht ausgedruckt und gelöscht. Wer das von vornherein sauber aufsetzt, hat mit dem Stichtag 2028 keinen Stress.

Rechtsstand: Juni 2026. Grundlagen u. a. Wachstumschancengesetz und § 27 Abs. 38 UStG (E-Rechnung), BMF-Schreiben Oktober 2024 und Oktober 2025, Norm EN 16931, Bürokratieentlastungsgesetz IV mit § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG (Aufbewahrungsfristen) sowie die GoBD. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall sprich mit deinem Steuerberater.